Información por escrito al trabajador desde el 5 de octubre de 2026: qué debe contener

Desde el 5 de octubre de 2026 una empresa que contrata a alguien debe darle por escrito una lista larga de datos sobre su trabajo, y esa lista incluye algo que casi ningún contrato de pyme recoge todavía: si la empresa usa sistemas algorítmicos o automatizados para tomar decisiones sobre las condiciones de trabajo. Lo manda el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (BOE de 15 de septiembre de 2026, BOE-A-2026-19200), que transpone la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles y deroga el Real Decreto 1659/1998.

Este artículo recorre el texto del real decreto con una finalidad práctica: una lista para comprobar qué le falta a tus contratos actuales, un esquema de documento informativo, qué hacer con la plantilla que ya tiene y qué cuenta la norma sobre los algoritmos. No es asesoramiento jurídico individual; para un caso concreto, hay que mirar el convenio colectivo aplicable y las circunstancias de cada puesto.

A quién se aplica y desde cuándo

El real decreto se aplica a todas las empresas y personas trabajadoras incluidas en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores (artículo 2.1). El capítulo II, que es el que interesa a una pyme y contiene las obligaciones de información, solo rige para las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas (artículo 2.2). También alcanza al personal empleado público, con las peculiaridades de su legislación específica (artículo 2.6).

La disposición final cuarta dice que la norma entra en vigor «a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado». Publicado el 15 de septiembre, el cómputo da el 5 de octubre de 2026, y el propio BOE indica esa fecha como la de vigencia. Desde ese día, cualquier contratación nueva ya queda dentro.

El real decreto se entiende sin perjuicio de las obligaciones del artículo 8 del Estatuto sobre formalizar el contrato por escrito y sobre la información a la representación legal de las personas trabajadoras. Cumplir aquello no exime de esto, y al revés (artículo 8).

Qué hay que entregar, cómo y cuándo

• Qué. Información «por escrito» sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral. Si el contrato escrito solo contiene una parte, la empresa facilita por escrito el resto (artículo 3.1).
• Cómo. En uno o más documentos escritos que incluyan todos los datos exigidos, «en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible para la persona trabajadora, que se pueda almacenar e imprimir y que la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción» (artículo 6, apartados 1 y 2). Si la persona tiene una discapacidad o capacidad intelectual límite, la empresa debe asegurar que la información sea accesible y comprensible (artículo 6.3).
• Cuándo. Antes del inicio de la relación laboral (artículo 7.1). Los cambios posteriores, lo antes posible y, a más tardar, el día en que surtan efecto (artículo 7.3).
• Remisión a la ley o al convenio. Para unos pocos extremos basta una referencia precisa a la disposición legal o al convenio colectivo que los regule, siempre que permita identificar claramente la norma aplicable (artículo 3.3). Esos extremos se marcan con un asterisco (*) en la tabla y en la sección sobre el extranjero.

Lista de comprobación: qué dice el artículo 3.2, letra a letra

El artículo 3.2 enumera «al menos» diecisiete extremos, de la a) a la q). La tabla los pasa a lenguaje llano y propone la pregunta que conviene hacerse al abrir un contrato. Los marcados con (*) admiten la remisión a la ley o al convenio.

Letra	Qué hay que decir	Pregunta para tu contrato actual
a)	Identidad de las partes	¿Constan empresa y persona trabajadora, con datos completos?
b)	Fecha de inicio y, si es temporal, fecha de fin o duración previsible	¿Figura la fecha de fin o la duración previsible?
c)	Domicilio social, centro de trabajo habitual y, en trabajo a distancia, el centro al que se adscribe. Si trabaja en varios centros, en centros móviles o itinerantes, o elige libremente dónde, se hace constar	¿Está el centro, y en teletrabajo el centro de adscripción?
d)	Contenido de la prestación laboral; si el contrato es temporal, la causa que lo habilita, las circunstancias concretas que la justifican y su conexión con la duración prevista	¿La causa temporal está descrita con precisión y no con una fórmula genérica?
e)	Categoría o grupo profesional, con una descripción resumida del puesto que permita conocer con precisión el trabajo concreto	¿Hay descripción del puesto o solo el nombre del grupo?
f)	Salario: cuantía del salario base y de cada complemento, por separado, periodicidad y método de pago (f.1.º, *); cálculo de los conceptos variables y criterios para cobrarlos (f.2.º)	¿Aparecen los complementos separados y cómo se calcula la parte variable?
g)	Tiempo de trabajo. 1.º Duración y distribución de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual, identificando el trabajo nocturno o a turnos (*). 2.º Supuestos y procedimientos para modificar la jornada y los cambios de turno (*). 3.º Horas extraordinarias y su retribución (*). 4.º Duración de las vacaciones y procedimiento para fijarlas (*). 5.º Si hay distribución irregular de la jornada: sistema de fijación, horas y días de referencia, preaviso mínimo antes del comienzo de la tarea y de su cancelación y, en los fijos-discontinuos, periodos de actividad e inactividad o su estimación	¿Está la distribución irregular, si se aplica, con sus preavisos?
h)	Periodo de prueba, si lo hay: duración concreta y obligaciones de ambas partes de realizar las experiencias que son su objeto (*)	¿Consta la duración exacta y no solo «el que marque el convenio» sin citarlo?
i)	Derecho a formación proporcionada por la empresa (*)	¿Se menciona?
j)	Si la persona viene cedida por una empresa de trabajo temporal: identidad de la empresa usuaria y causa de cada contrato de puesta a disposición	Solo si hay ETT.
k)	Sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones (ver la sección siguiente)	¿Lo dice tu contrato? Es lo más probable que falte.
l)	Existencia e identificación del plan de igualdad aplicable; la política de conciliación personal, laboral y familiar si adapta o desarrolla la mínima legal; y el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo	¿Se nombra el plan de igualdad y el protocolo de acoso?
m)	Medidas y recursos planificados para la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, si se dispone de ellos	Solo si existen.
n)	Procedimiento de extinción del contrato: requisitos formales y plazos de preaviso de ambas partes o, si no se pueden dar aún, cómo se determinarán (*)	¿Figuran los preavisos?
o)	Convenio o convenios aplicables, con datos que permitan identificar cada uno: código, fecha de publicación en el boletín oficial, periodo de vigencia y, en su caso, situación de ultraactividad vigente	¿Hay solo «se aplica el convenio del sector» o el código y la fecha de publicación?
p)	Sistema de colaboración en la gestión de la Seguridad Social: entidad gestora o colaboradora elegida para cualquier contingencia o prestación, colaboración directa de la empresa, mejoras voluntarias de la acción protectora y planes y fondos de pensiones promovidos, con las aportaciones realizadas (*)	¿Se identifica la mutua o entidad colaboradora?
q)	Supuestos en los que podrían modificarse los elementos de las letras d), e), f) y g), y procedimientos para hacerlo	¿Hay cláusula de modificaciones?

Lo que más suele faltar en un contrato antiguo es el detalle: el código y la fecha de publicación del convenio (o), la causa temporal con sus circunstancias concretas (d) y los complementos salariales por separado (f). Y las letras k) a m) y p) piden hablar de algoritmos, igualdad, acoso y Seguridad Social, temas sobre los que un contrato tradicional guardaba silencio.

Si hay trabajo en el extranjero

Cuando la persona deba prestar normalmente sus servicios en el extranjero, la información del artículo 3 se completa con lo siguiente (artículo 4.1): el país o países; la duración del trabajo; la moneda en la que se pagará el salario (*); las retribuciones en dinero o en especie y las compensaciones por gastos, viajes, dietas y ventajas ligadas al destino; si se prevé repatriación y en qué condiciones; y, en caso de desplazamiento a un Estado miembro de la UE o del Espacio Económico Europeo en una prestación de servicios transnacional, la retribución a la que se tiene derecho conforme a la legislación del Estado de acogida (*), las reglas sobre reembolso de viaje, alojamiento y manutención y, de existir, todo complemento específico por desplazamiento, y el enlace al portal web nacional oficial sobre desplazamiento. Esta información debe darse antes de la partida (artículo 7.2). No se exige si cada periodo de trabajo en el extranjero no supera cuatro semanas consecutivas (artículo 4.3).

El punto de los algoritmos: la letra k)

Es la novedad que más afecta a las empresas que usan software de gestión. La letra k) del artículo 3.2 exige informar de:

«La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Lo anterior incluirá las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de los citados sistemas cuando se empleen para la toma de decisiones relativas a la determinación, la fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo, tales como la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, la determinación de los salarios, de la progresión profesional, del lugar de trabajo o de la extinción del contrato.»

En la práctica, primero hay que hacer un inventario: recorrer el software que se usa y preguntarse, de cada herramienta, si decide o propone por sí sola algo sobre las condiciones de trabajo de las personas empleadas. Ejemplos de lo que, a nuestro juicio, podría entrar en la letra, sin que el texto los nombre:

• Un programa de turnos que genera los cuadrantes y los cambios de turno (jornada).
• Una herramienta que reparte tareas o rutas según criterios que fija el proveedor (asignación de tareas).
• Un sistema de evaluación que puntúa el rendimiento y alimenta bonus o ascensos (salario, progresión profesional).
• Un filtro automático que clasifica o descarta candidaturas. Este caso encaja peor: la letra habla de condiciones de trabajo de una relación laboral, y quien queda fuera de un proceso de selección no llega a tenerla. Que la letra k) lo alcance es dudoso; en cambio, otras normas (protección de datos, AI Act) sí pueden exigir información a los candidatos.

Lo que la norma pide contar tiene dos niveles. Siempre, la existencia del sistema. Cuando el sistema se emplee para decidir sobre las condiciones que cita, además «las pautas, criterios y reglas de funcionamiento». Conviene pedir al proveedor una descripción comprensible de qué datos usa, con qué criterios y qué decisiones toma o propone. Si el proveedor no la da, la empresa se queda sin material para cumplir.

El real decreto no define «sistema algorítmico o automatizado» ni dice si basta con que la herramienta recomiende y una persona decida. Ante esa laguna, lo prudente es incluir en la lista cualquier herramienta que influya de forma relevante en la decisión. La parte de protección de datos (decisiones automatizadas, evaluación de impacto) la tratamos en IA y RGPD: chatbots y tratamientos automatizados y en EIPD para inteligencia artificial; el análisis de si un sistema de IA es de alto riesgo, en AI Act: ¿es tu sistema de IA de alto riesgo?. Y quien introduzca IA en sus procesos debería repasar también la obligación de alfabetización del artículo 4 del AI Act.

La plantilla que ya está contratada: la disposición transitoria

La disposición transitoria única regula las relaciones laborales que estaban en vigor el 5 de octubre. La empresa debe facilitar a la persona trabajadora que lo solicite, en el plazo de treinta días hábiles desde que recibe la solicitud y siempre que no obrara ya en su poder:

1. la información del artículo 3;
2. la del artículo 4, si la persona ya se había ido al extranjero en esa fecha;
3. cualquier modificación de lo anterior producida antes de la entrada en vigor, en los términos del artículo 5.

Las modificaciones posteriores al 5 de octubre se informan en el plazo del artículo 7.3: lo antes posible y, como tarde, el día en que el cambio surta efecto.

Para los contratos antiguos, el deber nace de una petición. Lo razonable, a nuestro juicio y como recomendación (la norma no lo impone), es preparar el documento para toda la plantilla en vez de esperar a que alguien lo pida. Con treinta días hábiles de margen, una solicitud inesperada de varias personas a la vez, o de la representación legal, es difícil de atender si no se ha hecho antes el inventario de la lista anterior.

Orden de trabajo sugerido:

1. Pasar la lista de la tabla por cada modelo de contrato en uso y por cada convenio.
2. Hacer el inventario de sistemas automatizados (letra k).
3. Redactar un documento informativo por tipo de puesto, con los huecos individuales.
4. Decidir cómo se entrega y quién guarda la prueba.
5. Fijar el procedimiento para comunicar cambios (artículo 5), con el día de efecto como límite.

Cómo dejar prueba de entrega

El artículo 6.2 solo exige que la empresa «conserve la prueba de la transmisión o recepción». No dice qué prueba. Estas opciones cumplen esa finalidad, aunque el texto no las enumera:

• En papel: copia firmada por la persona con la fecha de recepción («recibí»).
• Por correo electrónico: envío desde una cuenta corporativa con acuse de lectura o respuesta de la persona, guardando el mensaje con su cabecera.
• Por una aplicación de recursos humanos o portal del empleado: registro con fecha y hora de acceso o descarga.

El formato debe permitir almacenar e imprimir. Un enlace que la persona no puede conservar, o un PDF protegido que no pueda guardar, no cumple lo que describe el artículo 6.2.

Modelo de documento informativo (estructura con huecos)

La disposición adicional primera encarga al Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través del Servicio Público de Empleo Estatal, publicar en un plazo máximo de veinte días desde la publicación del real decreto un modelo de documento informativo, accesible al menos en su portal web oficial. Añade que su existencia no condiciona la exigibilidad de las obligaciones, y que hasta que se publique las empresas deben informar «por cualquier medio adecuado que garantice su constancia y accesibilidad». El SEPE ya publicó el modelo oficial de documento informativo, en español y en las lenguas cooficiales (noticia del SEPE de 5 de octubre de 2026; modelo en PDF). El esquema de abajo es solo una ayuda para revisar tu documento y seguir el orden del artículo 3.2; el modelo de referencia es el oficial del SEPE.

Qué consecuencias tiene no hacerlo

El real decreto no trae un régimen sancionador propio. Pero la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica en su artículo 6.4 como infracción leve «no informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral, en los términos y plazos establecidos reglamentariamente». No damos aquí cuantías.

Preguntas frecuentes

Mi contrato ya es por escrito. ¿Tengo que entregar algo más?

Solo si falta algún elemento del artículo 3.2. Si toda la información figura ya en el contrato formalizado por escrito que obra en poder de la persona, la obligación se entiende cumplida (artículo 3.1). Si el contrato la contiene solo en parte, hay que facilitar por escrito el resto.

¿Debo entregar el documento a toda la plantilla antigua el 5 de octubre?

No de forma automática. La disposición transitoria única obliga a facilitar la información a quien la solicite, en 30 días hábiles desde la solicitud y siempre que no la tuviera ya. Tener los documentos preparados por adelantado es una recomendación de organización, no un requisito del texto.

¿Puedo enviar el documento por correo electrónico o por WhatsApp?

El artículo 6.2 admite el formato electrónico si es accesible para la persona, se puede almacenar e imprimir y la empresa conserva la prueba de la transmisión o recepción. Un correo con el documento adjunto y su respuesta o acuse cumple mejor ese requisito que un mensaje que se pierde en una conversación.