La obligación de registrar la jornada lleva vigente desde 2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), pero buena parte de las sanciones que impone hoy la Inspección de Trabajo no se deben a no tener ningún sistema de fichaje, sino a tenerlo incompleto: sin hora de inicio y fin real, sin conservarlo el plazo exigido o sin que sea accesible a la plantilla y a la propia Inspección. Este artículo desglosa el régimen sancionador aplicable con la normativa vigente hoy, sin mezclarlo con el proyecto de Real Decreto que el Gobierno aún no ha publicado en el BOE.
Qué obliga a registrar el Estatuto de los Trabajadores
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (texto refundido aprobado por RDLeg 2/2015, en la redacción dada por el RD-ley 8/2019) establece que "la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora". El mismo precepto añade que la empresa "conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años" y que estos "permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social".
La norma no impone un soporte concreto: papel, hoja de cálculo, huella, app o tarjeta son igualmente válidos si permiten acreditar de forma fiable la hora real de entrada y salida. El problema no suele ser la herramienta, sino que el registro no refleje la jornada efectivamente trabajada o que desaparezca antes de los cuatro años exigidos.
Qué falta concreta sanciona la LISOS
El régimen sancionador no está en el Estatuto de los Trabajadores, sino en el Real Decreto Legislativo 5/2000 (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, LISOS). Su artículo 7, apartado 5, tipifica como infracción grave "la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo" (BOE-A-2000-15060). No llevar registro, llevarlo incompleto, no conservarlo el plazo legal o no facilitarlo a quien tiene derecho a consultarlo encaja en este apartado.
Es una infracción por cada trabajador afectado: si la Inspección detecta el mismo defecto de registro en diez empleados, puede levantar diez actas, no una.
Cuánto puede costar: la cuantía real
El artículo 40.1.b de la propia LISOS fija la cuantía de las sanciones por infracciones graves en tres grados. Tras la actualización de importes por el Real Decreto 306/2024, de 23 de abril (vigente desde el 1 de mayo de 2024 y aplicable en 2026), los tramos son:
| Grado | Importe | Cuándo se aplica |
|---|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € | Primera incidencia, defecto formal, sin perjuicio acreditado a la plantilla |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € | Reincidencia o incidencia con perjuicio parcial (por ejemplo, horas extra no reflejadas) |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € | Reincidencia grave, ocultación deliberada o afectación a varios trabajadores |
Estas cifras se aplican por cada trabajador afectado por la infracción, de modo que una pyme con un registro deficiente que afecte a toda la plantilla puede acumular un importe muy superior al de una sola acta.
El error que más veces provoca sanción: horas extra no reflejadas
El registro de jornada y las horas extraordinarias están conectados en la práctica de la Inspección: el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores exige que las horas extraordinarias se compensen o retribuyan, y si el registro de jornada no refleja el tiempo realmente trabajado, la Inspección puede presumir que existen horas extra no declaradas ni cotizadas. En ese caso no se sanciona solo el defecto de registro (art. 7.5 LISOS), sino que puede añadirse la infracción en materia de Seguridad Social por falta de cotización, con su propio régimen sancionador.
Es la combinación más frecuente en las actas: un registro que no cuadra con las horas efectivamente trabajadas dispara una revisión más amplia que la del simple "¿tienes registro sí o no?".
Qué revisa en la práctica la Inspección de Trabajo
- Que exista un registro diario, no solo mensual o por turnos genéricos.
- Que incluya hora de inicio y de fin reales, no un horario teórico o de convenio.
- Que se conserve un mínimo de cuatro años desde cada anotación.
- Que esté accesible para la persona trabajadora, la representación legal y la propia Inspección, sin demoras ni trabas.
- Que las horas registradas sean coherentes con las horas extraordinarias declaradas y cotizadas.
- Que el sistema no permita alteraciones no trazables una vez cerrado el periodo.
Ninguno de estos puntos exige biometría ni un software concreto: exige coherencia y trazabilidad, con independencia del soporte elegido.
Prescripción: cuánto tiempo tiene la Inspección para actuar
Las infracciones graves en materia laboral prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción, conforme al régimen de prescripción de la LISOS. Esto significa que un registro deficiente puede seguir siendo sancionable incluso si el defecto ya no existe en el momento de la visita de inspección, si se detecta a través de la documentación conservada de periodos anteriores.
Qué NO cambia (todavía) con el proyecto de nuevo Real Decreto
En julio de 2026 se ha hablado mucho de un nuevo Real Decreto de registro horario digital. Es importante separar lo que exige la ley hoy de lo que todavía es un proyecto: a fecha de esta publicación, el Real Decreto no está publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 (consideró insuficiente y poco realista la evaluación de impacto económico de 867 millones de euros, detectó garantías de protección de datos insuficientes y dudas sobre el rango normativo) y el Ministerio de Trabajo prevé llevarlo a Consejo de Ministros el 21 o el 28 de julio de 2026. Hasta que se publique y entre en vigor, el régimen aplicable —y el único que hoy puede sancionarse— es el del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores descrito en este artículo, no las obligaciones adicionales (acceso remoto de la Inspección, inmutabilidad con sello de tiempo, etc.) que contempla el proyecto.
Cómo saber si tu empresa está en riesgo
La forma más rápida de comprobarlo no es leer el Estatuto de los Trabajadores artículo por artículo, sino contrastar tu sistema actual con los puntos que revisa la Inspección uno por uno. Por eso, además de esta guía, hemos publicado un test gratuito que recorre esos mismos puntos —registro diario, conservación, accesibilidad, coherencia con las horas extra— y señala en qué bloques concretos tu empresa podría tener una infracción grave abierta.
Preguntas frecuentes
¿Puede sancionarse una empresa aunque tenga un sistema de fichaje?
Sí. Tener un sistema no es suficiente si no registra la hora real de inicio y fin, si no se conserva cuatro años o si no está accesible para quien tiene derecho a consultarlo. La sanción recae sobre el defecto del registro, no sobre la ausencia de herramienta.
¿La sanción es única o por cada trabajador?
El artículo 40.1.b de la LISOS permite imponer la sanción por cada trabajador afectado, de modo que un defecto generalizado en la plantilla puede multiplicar el importe total muy por encima de los 7.500 € de un solo tramo máximo.
¿El nuevo Real Decreto ya está en vigor y cambia estas cuantías?
No. A la fecha de esta publicación el Real Decreto no se ha publicado en el BOE; sigue siendo un proyecto pendiente de Consejo de Ministros. Las cuantías y obligaciones vigentes son las del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el art. 7.5 de la LISOS descritas aquí.
¿Puedo comprobar si mi empresa cumple sin contratar una auditoría?
Puedes hacer una primera comprobación orientativa con el test gratuito de cumplimiento del registro horario. No sustituye una revisión legal completa, pero permite identificar en minutos los puntos donde el sistema actual no encajaría con lo que revisa la Inspección.
Este contenido es orientativo y no constituye asesoramiento legal individualizado. Summum Consultoría puede revisar el sistema de registro horario de tu empresa, su encaje con el art. 34.9 ET y el riesgo real de sanción según tu caso concreto.