Casi todo el decálogo que la Agencia Española de Protección de Datos publicó el 27 de octubre de 2026 («Asistentes y agentes de IA: Decálogo para personas usuarias», con el lema «Que la IA actúe por ti, no sin ti») se dirige a quien delega tareas en un asistente a título particular, pero una de sus páginas cambia de interlocutor: la que empieza por «Si lo usas en el trabajo». Ahí la Agencia recuerda que lo que un empleado conecta a un agente son datos de la organización, y que la organización responde de ellos.
Este artículo lo lee desde la empresa responsable del tratamiento: qué norma hay detrás de cada recomendación y qué tiene que tener resuelto la organización para que sus empleados puedan seguirla.
Respuesta corta. El decálogo es una guía de recomendaciones, no una norma. Lo que obliga son el RGPD, la LOPDGDD y, en lo suyo, el Reglamento (UE) 2024/1689 (AI Act). Para una empresa se traduce en cinco tareas principales: saber qué asistentes se usan, autorizar unos pocos y vetar las cuentas personales, firmar con el proveedor un contrato de encargo, decidir qué acciones exigen confirmación humana y tener un procedimiento para cuando algo falle.
Qué dice la AEPD y dónde cambia de interlocutor
La Agencia propone cinco preguntas antes de delegar: qué puede ver el asistente, qué puede recordar, qué puede hacer en tu nombre, adónde envía tus datos y si afecta a alguien más. Después desarrolla diez recomendaciones. Su nota de prensa lo resume en una premisa: el agente prepara y la persona aprueba.
No es el único texto de la Agencia sobre el asunto. El 18 de febrero de 2026 publicó unas orientaciones sobre «Inteligencia Artificial agéntica desde la perspectiva de protección de datos» (nota de prensa), dirigidas a los responsables y encargados del tratamiento que deciden usar agentes para tratar datos personales. Según la nota, analizan las vulnerabilidades de estos sistemas, los aspectos de cumplimiento y las amenazas específicas, y enumeran medidas que podría adoptar un responsable o encargado. Aquí partimos del decálogo, escrito para la persona usuaria.
El giro hacia la empresa está en un recuadro del final: «Utiliza solo los asistentes autorizados por tu organización y conecta únicamente las cuentas, aplicaciones y datos que esta haya autorizado», y más abajo, «Los datos de clientes, pacientes, alumnos o ciudadanos siguen siendo responsabilidad de tu organización, y tú lo eres del uso que haces de ellos. Ante la duda, consulta a la persona delegada de protección de datos (DPD) de tu organización.» Presuponen una lista de asistentes autorizados y, donde lo haya, un DPD al que preguntar.
El decálogo no crea obligaciones ni fija sanciones propias. Su valor es mostrar cómo lee la autoridad que aplica el RGPD y la LOPDGDD un tratamiento hecho por un agente que actúa además de responder.
Cada recomendación, la norma que la sostiene y lo que debe tener resuelto la empresa
La tabla relaciona los puntos del decálogo con los artículos en los que, a nuestro juicio, se apoyan.
| Recomendación del decálogo | Norma en la que se apoya | Qué debe tener resuelto la empresa |
|---|---|---|
| Servicios identificados, con derechos ejercitables en la UE y destino de los datos claro (punto 1) | Artículo 28 del RGPD y artículos 44 y siguientes (transferencias internacionales) | Contrato de encargo con subencargados y lugar del tratamiento identificados; análisis de la transferencia si los datos salen del EEE |
| Acceso mínimo, solo los datos que la tarea necesita (puntos 2 y 3) | Artículo 5.1.c (minimización) y artículo 25 (protección de datos desde el diseño y por defecto) | Conectores con el alcance mínimo y decisión escrita sobre los datos que nunca se dan a un asistente |
| Decidir qué recuerda el asistente (punto 4) | Artículo 5.1.e (plazo de conservación) y artículos 15 y 17 (acceso y supresión) | Memoria y retención revisadas; capacidad de atender un derecho de acceso o supresión sobre lo que el asistente guarda |
| Confirmación antes de enviar, pagar o contratar; no ejecutar sin revisión decisiones con consecuencias legales (puntos 5 y 6) | Artículos 24 y 25.1; artículo 22 (decisiones individuales automatizadas) | Lista de acciones con confirmación humana impuesta por la configuración, y ninguna decisión sobre clientes, candidatos o empleados sin intervención humana real |
| Proteger la cuenta y desconfiar de lo que lee el agente (puntos 7 y 9) | Artículo 32 (seguridad); artículos 33 y 34 (brechas) | Autenticación reforzada, conectores aprobados y procedimiento de incidentes con alguien que decida si hay brecha notificable (72 horas, artículo 33.1) |
| Pensar quién más está en la fuente de datos (punto 8) | Artículos 5.1.a, 5.1.b, 6 y 9 | Base jurídica, información a los afectados y compatibilidad con la finalidad original |
| Supervisar y revisar el historial (punto 10) | Artículos 5.2 y 24 (responsabilidad proactiva) | Registros conservados, revisión periódica con responsable y evidencias de que los controles funcionan |
| Solo asistentes autorizados y consulta al DPD («Si lo usas en el trabajo») | Artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689; artículos 38 y 39 del RGPD; artículo 87 de la LOPDGDD | Política de uso comunicada, formación documentada y DPD implicado antes de autorizar una herramienta |
Tres filas merecen más detenimiento. La del artículo 25, porque el decálogo prefiere asistentes que traten los datos «en tu propio dispositivo», y esa preferencia es una decisión de arquitectura antes que de contrato. En el número 2 de la Revista de Privacidad, Innovación y Tecnología de la AEPD, José Antonio Arias Lombardero publica «De la garantía contractual a la garantía arquitectónica: MencIA y la soberanía del diseño ante la inteligencia artificial generativa en el sector público local». Su resumen propone la «soberanía arquitectónica» como traducción técnica del artículo 25 y la examina con un caso desplegado sobre infraestructura propia por la Diputación de Lugo; el autor declara que participó en su diseño. Lo contractual, en nuestro artículo sobre encargado y responsable del tratamiento y el diseño, en el de privacidad desde el diseño y por defecto.
La del historial: revisar lo que el agente ha hecho solo sirve si queda constancia de la revisión. Helena Duarte Avanzato firma en el mismo número «La responsabilidad proactiva diez años después: del cumplimiento documental a la protección verificable». Según su resumen, la existencia de documentos no equivale a gobernanza: lo determinante es que los controles funcionen y puedan reconstruirse.
Y la del artículo 22, que se refiere a decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado con efectos jurídicos sobre el interesado o que le afecten significativamente de modo similar. No es el supuesto exacto del decálogo, pero converge con él cuando un agente puntúa o descarta a clientes, candidatos o empleados. Vanessa Villén Castillejo publica «Decisiones automatizadas y scoring: el derecho a explicación tras la STJUE C-203/22 (Dun & Bradstreet) y su articulación con el Reglamento de IA». Su resumen sostiene que la sentencia, en línea con el precedente SCHUFA, reactiva el artículo 22 como garantía sustantiva frente a los sistemas de puntuación algorítmica.
La última página del decálogo enumera lo que cabe esperar del proveedor y concluye: «Si un servicio no te ofrece estos controles, tenlo en cuenta al decidir qué le confías.» Para una empresa, es un criterio de contratación.
IA en la sombra: la cuenta personal con datos de la empresa
El decálogo desaconseja expresamente lo que hoy hace más de un empleado con buena intención: «No instales agentes por tu cuenta en el equipo de trabajo ni conectes el correo o los documentos profesionales a una cuenta personal de IA.» Además de una falta de disciplina interna, según el caso tiene consecuencias de protección de datos que la organización hereda aunque no haya decidido nada.
- El proveedor puede no ser encargado de la empresa. Con una cuenta de consumo, el servicio se rige por las condiciones que acepta el usuario a título individual, no por un contrato del artículo 28 firmado por la organización. Qué hace cada proveedor con esos datos depende de sus condiciones: hay que leer las condiciones de cada uno.
- Los datos salen del perímetro sin base ni garantías. Comunicarlos a un tercero exige una base del artículo 6 y respetar el artículo 5. Si se tratan fuera del Espacio Económico Europeo, puede haber además una transferencia internacional (véase nuestro artículo sobre SCC y transferencias internacionales).
- Puede constituir una brecha de confidencialidad. El artículo 4.12 del RGPD incluye entre las brechas la comunicación o el acceso no autorizados a datos personales; según el caso, hay que valorar si lo ocurrido encaja.
A ello se suma que la empresa no sabe qué datos están allí ni puede atender un derecho de supresión sobre ellos. Prohibir sin más rara vez funciona: si la opción autorizada es peor que la cuenta personal, esta seguirá en uso.
Datos de terceros: que el empleado autorice al agente no basta
El punto 8 dice: «Que tú lo autorices no te da vía libre para utilizar la información de los demás.» En el correo de un empleado hay datos de clientes, pacientes, alumnos o compañeros entregados a la empresa con una finalidad concreta. Que el empleado dé permiso al agente no crea una base jurídica nueva: la organización tiene que sostener ese tratamiento en una base del artículo 6.1, informar conforme a los artículos 13 y 14 y comprobar que el uso es compatible con la finalidad original (artículos 5.1.b y 6.4). El empleado, además, solo puede tratar los datos siguiendo las instrucciones de la empresa (artículos 29 y 32.4).
El decálogo añade una prevención que toca el artículo 9: no usar el agente «para reunir o deducir información delicada de otras personas (salud, ideología, situación económica…)». Si un agente deduce o reúne datos de salud, ideología u otras categorías especiales, el tratamiento entra en un régimen de prohibición general con excepciones tasadas. La situación económica no es una de ellas, pero exige cuidado. En un centro sanitario o educativo, el riesgo está en la bandeja de entrada de cualquiera.
Quién responde de lo que hace el agente
El punto 6 avisa: «Recuerda que puedes ser responsable de las acciones que has permitido ejecutar a tu agente.» En la empresa, el responsable del tratamiento es la organización que determina fines y medios (artículo 4.7 del RGPD), y es ella quien debe aplicar medidas adecuadas y poder demostrarlo (artículo 24). Frente a la empresa, el empleado que incumple la política responde en el plano laboral, y si usa los datos para fines propios puede convertirse él mismo en responsable del tratamiento; ante los afectados y la AEPD responde, en primer término, la empresa.
El Reglamento de IA añade otro vocabulario. Una empresa que pone un asistente a disposición de su plantilla y lo usa bajo su autoridad es, en los términos del Reglamento (UE) 2024/1689, responsable del despliegue (artículo 3.4). Pero las obligaciones del artículo 26 se refieren a los sistemas de alto riesgo, y su aplicación se aplazó con el Reglamento (UE) 2026/1744 al 2 de diciembre de 2027 para los del anexo III y al 2 de agosto de 2028 para los del anexo I, como explicamos en nuestro análisis del Ómnibus digital sobre IA y en el artículo sobre proveedor y responsable del despliegue. Un asistente generalista para el correo no suele ser de alto riesgo, salvo que se use para un caso del anexo III, como la gestión de trabajadores.
La transparencia sigue otra vía. El artículo 50.1 obliga a los proveedores de sistemas destinados a interactuar directamente con personas físicas a diseñarlos de modo que estas estén informadas de que interactúan con una IA, y es aplicable desde el 2 de agosto de 2026. El consejo del decálogo de que nadie se confunda sobre quién actúa, «tú o el asistente», va en esa línea, pero no es lo mismo: el artículo 50 es una obligación de diseño del proveedor y el consejo es un deber de cuidado de quien usa el agente. Si se despliega un agente que escribe a clientes, conviene exigírselo al proveedor y decidir si los mensajes salen firmados por una persona o identificados como asistente. Más sobre el artículo 50 en las obligaciones del AI Act para empresas.
- Determina fines y medios (artículo 4.7 del RGPD).
- Debe aplicar medidas adecuadas y poder demostrarlo (artículo 24).
- Ante los afectados y la AEPD responde, en primer término.
- Obligación de diseño: que las personas estén informadas de que interactúan con una IA.
- Firma con la empresa un contrato de encargo (artículo 28).
- Si un servicio no te ofrece estos controles, tenlo en cuenta al decidir qué le confías.
- Responde en el plano laboral si incumple la política.
- Solo puede tratar los datos siguiendo las instrucciones de la empresa (artículos 29 y 32.4).
- Si usa los datos para fines propios puede convertirse en responsable del tratamiento.
Cuándo conviene pensar en una evaluación de impacto
El artículo 35 del RGPD exige una evaluación de impacto cuando sea probable que un tratamiento, en particular si utiliza nuevas tecnologías, entrañe un alto riesgo para los derechos y las libertades. Un asistente que redacta un correo no la requiere por sí solo, pero puede requerirla un agente con acceso al correo y a los documentos de toda la plantilla, o el que se use en un centro sanitario o educativo, donde hay datos de salud o de menores; el artículo 35.3.b cita el tratamiento a gran escala de categorías especiales. Para los menores, la lista de tipos de tratamiento que requieren evaluación de impacto publicada por la AEPD (artículo 35.4) incluye los datos de sujetos vulnerables, entre ellos los menores de 14 años; según la propia lista, en la mayoría de los casos hará falta la evaluación cuando el tratamiento cumpla dos o más de sus criterios. Conviene hacer el análisis de necesidad y dejarlo por escrito, aunque concluya que no hace falta. Si procede, se recaba el consejo del DPD (artículo 35.2), que supervisa su aplicación (artículo 39.1.c). Tenemos una guía práctica de EIPD para inteligencia artificial.
Qué dejar hecho este mes
Ninguna de estas tareas exige tecnología nueva; exigen decidir y dejarlo por escrito.
- Inventario de asistentes, agentes, conectores y complementos en uso, incluidos los que activó un empleado por su cuenta. Se completa preguntando a la plantilla, además de revisar facturas.
- Lista de herramientas autorizadas, con la finalidad y los datos permitidos en cada una.
- Política de uso: qué datos no se dan nunca a un asistente, qué acciones exigen confirmación y la prohibición de cuentas personales con datos de la empresa. Si la política fija criterios de uso de los dispositivos digitales puestos a disposición de la plantilla, el artículo 87.3 de la LOPDGDD exige que en su elaboración participen los representantes de los trabajadores.
- Contratos y configuración del proveedor: encargo del artículo 28, subencargados, región, uso de los datos para entrenar modelos, retención, borrado de la memoria, historial y parada inmediata.
- Evaluación de impacto donde proceda.
- Formación. El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, en la redacción vigente desde el 27 de julio de 2026, dice que proveedores y responsables del despliegue «adoptarán medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA» de su personal. Es una obligación de medios que se acredita con contenido, fechas y asistentes; la detallamos en alfabetización en IA: la obligación del artículo 4. Áurea Rodríguez López firma en el número 1 de la Revista «Capacidades para la era de la IA agéntica: gobernanza epistémica y co‑inteligencia humano‑máquina», cuyo resumen propone un marco de capacidades de «co‑inteligencia» (cognitivas, sociotécnicas y de gobernanza) y termina con recomendaciones de diseño organizativo y formación.
- Procedimiento de incidentes: parar el agente, revocar accesos, conservar el historial, valorar si hay brecha y documentarla aunque no se notifique (artículo 33.5). Tenemos explicada la notificación a la AEPD. Fernando Hernández Casco firma en el número 2 «Brechas y pérdidas de datos en las Organizaciones: dimensiones críticas e implicaciones para la gestión del riesgo»; según su resumen, distingue seis dimensiones de impacto y propone un modelo de costo esperado de consecuencias.
- Papel del DPD, si la organización está obligada a designarlo (artículo 37 del RGPD y artículo 34 de la LOPDGDD) o lo ha nombrado voluntariamente: informa, asesora y supervisa el cumplimiento (artículo 39.1.a y b) y debe participar a tiempo en las cuestiones de protección de datos (artículo 38.1). Se le consulta antes de autorizar una herramienta. Las funciones del DPO están detalladas en otro artículo y, si la organización no tiene quien las asuma, el servicio de DPO externo es una de las vías.
Para leer más. La Revista de Privacidad, Innovación y Tecnología de la AEPD (ISSN 3101-769X) es de acceso abierto. El número 2, de octubre de 2026, puede descargarse completo en PDF. Lo que atribuimos a cada artículo procede de su resumen (y, en el caso de MencIA, de la declaración del autor); las tesis son de sus autores. Las orientaciones de la AEPD sobre IA agéntica (versión 1.2, febrero de 2026) también están en abierto.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio cumplir el decálogo de la AEPD?
No como tal: es una guía de recomendaciones y no crea obligaciones nuevas. Lo que obliga son el RGPD, la LOPDGDD y, para los sistemas de IA, el Reglamento (UE) 2024/1689.
¿Puede un empleado conectar su correo de trabajo a un asistente de IA personal?
El decálogo lo desaconseja de forma expresa y pide usar solo los asistentes autorizados. Además, con una cuenta personal el proveedor puede no estar vinculado por un contrato de encargo con la empresa, y según el caso puede haber una brecha de confidencialidad que valorar.
¿Hay que notificar a la AEPD si un agente de IA filtra datos?
Depende de si es una brecha y de su riesgo. Según el artículo 33.1 del RGPD, se notifica sin dilación indebida y, de ser posible, en las 72 horas siguientes a tener constancia, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para los derechos y las libertades. Se notifique o no, el artículo 33.5 exige documentarla.