Protección de datos para agencias inmobiliarias

La actividad de una agencia inmobiliaria genera, de forma continua, un volumen amplio de datos personales: datos de propietarios que encargan la venta o el alquiler de un inmueble a través de la nota de encargo o contrato de mediación, datos de compradores o arrendatarios que visitan inmuebles o se inscriben en la cartera de la agencia, documentación acreditativa de solvencia —nóminas, declaraciones de la renta, extractos bancarios— e información de contacto obtenida mediante portales inmobiliarios, formularios web o captaciones directas. Esta multiplicidad de fuentes y de tipos de datos hace que el sector sea especialmente sensible desde el punto de vista del RGPD: el responsable del tratamiento —la agencia— no siempre tiene claro qué base jurídica ampara cada finalidad, cuánto tiempo conservar los datos de quienes no llegaron a firmar ningún contrato, ni qué ocurre con la información cuando se comparte con portales, otras agencias o entidades financieras y aseguradoras colaboradoras.

El primer encuadre jurídico que hay que resolver en cualquier adecuación inmobiliaria es la base de legitimación para cada tratamiento, conforme al artículo 6 del RGPD. Los datos del propietario que firma la nota de encargo se tratan, con carácter general, en ejecución de ese contrato de mediación (art. 6.1.b); los datos del comprador o arrendatario en las diligencias previas a la firma se amparan en la misma base desde el momento en que ambas partes dan pasos orientados a celebrar el contrato. Sin embargo, el uso de esos datos para finalidades adicionales —envíos de ofertas de nuevas propiedades, cesión a entidades aseguradoras, inclusión en boletines de noticias del sector— exige una base distinta, habitualmente el consentimiento expreso del interesado (art. 6.1.a). En la práctica, muchas agencias asumen que la aceptación de condiciones generales equivale a consentimiento para el marketing, cuando el RGPD exige que sea libre, específico, informado e inequívoco, prestado mediante una acción afirmativa clara.

La nota de encargo o contrato de exclusividad es también el momento idóneo para cumplir con el deber de información activa que imponen los artículos 13 y 14 del RGPD. El artículo 13 se aplica cuando los datos se recogen directamente del interesado —la situación habitual con el propietario que firma el encargo y con el comprador que cumplimenta un formulario—; el artículo 14 entra en juego cuando la agencia obtiene datos de terceros, por ejemplo al recibir la ficha de un comprador a través de otra agencia o de un portal. En ambos casos, la información debe incluir la identidad del responsable, las finalidades y bases jurídicas de cada tratamiento, los posibles destinatarios —portales, plataformas de gestión y otras agencias de la red—, el plazo de conservación y los derechos del interesado. Una cláusula genérica en la política de privacidad de la web no cumple esta obligación cuando los datos se recogen presencialmente o por teléfono sin entregar información específica en ese momento.

La cesión de información entre la agencia, el propietario y el comprador, o hacia portales inmobiliarios y plataformas de captación, plantea una cuestión técnica que hay que resolver antes de que surja un conflicto: ¿actúa el portal como encargado del tratamiento —art. 28 RGPD— o como responsable independiente? La respuesta condiciona el tipo de acuerdo que debe firmarse y la información que hay que dar a los interesados. En la mayoría de los casos, cuando la agencia publica anuncios en portales de terceros, esos portales actúan como responsables independientes del tratamiento que hacen con los datos de los usuarios que contactan a través de su plataforma. Pero cuando la agencia contrata un CRM externo para gestionar su propia cartera, ese proveedor actúa como encargado y debe firmarse el contrato de encargo del tratamiento con el contenido mínimo que exige el artículo 28.3 del RGPD. No distinguir ambos supuestos es uno de los errores más frecuentes que detectamos antes de iniciar la adecuación.

Las comunicaciones comerciales por vía electrónica —correos, mensajes SMS, comunicaciones por WhatsApp Business— que la agencia dirige a su base de contactos y clientes están sujetas al artículo 21 de la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI). La norma prohíbe el envío de comunicaciones publicitarias no solicitadas ni autorizadas previamente por el destinatario (art. 21.1 LSSI). Existe una excepción aplicable al sector: cuando ya existe una relación contractual previa con el cliente, la agencia puede enviar comunicaciones sobre inmuebles o servicios similares a los que fueron objeto de esa relación, siempre que los datos se hubieran obtenido lícitamente y que el destinatario tenga en todo momento la posibilidad de oponerse a futuros envíos mediante un mecanismo sencillo y gratuito, incluyendo una dirección electrónica válida en cada mensaje (art. 21.2 LSSI). Fuera de ese supuesto, enviar publicidad de seguros de hogar, mudanzas o productos financieros a la misma lista sin consentimiento expreso supone una infracción con sanciones propias de la LSSI, acumulables a las del RGPD.

Desde Summum Consultoría acompañamos a agencias inmobiliarias en Valladolid, Burgos, Palencia, Aranda de Duero y Las Palmas en todo el proceso de adecuación al RGPD: levantamos el mapa de tratamientos existente, elaboramos el registro de actividades de tratamiento exigido por el artículo 30 del RGPD, redactamos las cláusulas informativas para la nota de encargo y los formularios de captación, revisamos los contratos con proveedores de CRM y los acuerdos con portales, e implantamos los procedimientos para atender solicitudes de derechos de los interesados. Formamos al equipo de la agencia en las obligaciones básicas y en los procedimientos internos, de modo que la cultura de protección de datos quede incorporada al día a día. No sustituimos a la AEPD ni garantizamos la ausencia de sanciones, pero sí aportamos el marco documental, los procesos y la formación que permiten acreditar una diligencia real ante el regulador.