El registro de jornada digital obligatorio es la asignatura pendiente de la regulación laboral española. Desde que la reforma del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) estableció en 2019 la obligación de registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador, las empresas han venido cumpliendo —con mayor o menor rigor— mediante hojas de papel, Excel o aplicaciones de escaso control. Ese modelo ya tiene los días contados: el borrador del nuevo reglamento de registro de jornada, presentado por el Ministerio de Trabajo a finales de 2024 y en tramitación a lo largo de 2025, impondrá condiciones técnicas concretas que muchos sistemas actuales no cumplen. Este artículo responde las preguntas que más recibimos de directores de recursos humanos y gerentes de pyme: cuándo entra en vigor, qué debe hacer el sistema de registro y qué riesgo asume quien no se adapte a tiempo.
Situación normativa actual: qué obliga ya el artículo 34.9 del ET
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde el 12 de mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), obliga a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector, a registrar diariamente la jornada de cada trabajador, indicando el horario concreto de inicio y fin. Los datos deben conservarse al menos cuatro años y estar disponibles para la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores y los propios empleados.
La norma de 2019 no especificó el soporte: papel, hoja de cálculo o software valen en igualdad de condiciones. Eso generó una brecha enorme entre empresas que digitalizaron el control horario y aquellas que siguen firmando hojas en papel que nadie archiva de forma fiable. La Inspección de Trabajo ha multado por ausencia de registro, pero también por registros «ficticios» que recogen horas uniformes sin reflejo real de la jornada.
El nuevo reglamento de registro de jornada: cronología y estado de tramitación
El Ministerio de Trabajo y Economía Social publicó en noviembre de 2024 el anteproyecto de Real Decreto de registro de jornada, que desarrolla el marco técnico del registro horario en línea con la propuesta de Ley de Usos del Tiempo y la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, cubriendo el vacío que el ET dejó en blanco. El proceso ha seguido estos hitos:
| Fecha | Hito | Estado |
|---|---|---|
| Noviembre 2024 | Anteproyecto publicado para consulta pública | Completado |
| Enero–marzo 2025 | Audiencia e información pública; informe del Consejo Económico y Social | Completado |
| 2.º trimestre 2025 | Dictamen del Consejo de Estado; mesa de diálogo social (CCOO, UGT, CEOE, CEPYME) | Completado |
| 4.º trimestre 2025 | Aprobación en Consejo de Ministros y publicación en el BOE | Previsto / pendiente de confirmar |
| 6–12 meses tras publicación BOE | Período transitorio para adaptación técnica | Pendiente |
A fecha de este artículo (primer trimestre de 2026), el reglamento se encuentra en la recta final de su tramitación. Los sindicatos mayoritarios y las organizaciones empresariales han alcanzado un acuerdo de principios sobre los puntos más sensibles —teletrabajo, empleados de hogar, trabajo por objetivos— aunque la redacción definitiva del articulado técnico puede sufrir ajustes hasta su publicación en el BOE. Lo que ya es seguro es que el modelo de registro actual cambiará, y el período transitorio no será indefinido.
Qué requisitos técnicos exigirá el nuevo sistema de registro
El anteproyecto establece que el sistema de registro de jornada debe cumplir, como mínimo, con las siguientes características técnicas. Estas son las que concentran la mayor parte del trabajo de adaptación para las empresas:
1. Registro en tiempo real e inalterabilidad de los datos
El fichaje debe producirse en el momento exacto de inicio y fin de la jornada, sin posibilidad de edición posterior por el empleador sin dejar trazabilidad de quién modificó qué y cuándo. Los sistemas de hoja de cálculo abierta, sin protección de celdas ni registro de cambios, no cumplen este requisito. Tampoco los registros en papel que se transcriben a posteriori. El sistema debe garantizar la integridad del dato original.
2. Marca temporal verificable
Cada registro debe incorporar una marca de tiempo (timestamp) que permita acreditar el momento exacto del fichaje. No basta con indicar «entrada 09:00»: el sistema debe grabar la hora con precisión de segundos y asociarla a una fuente de tiempo fiable (servidor NTP o equivalente). Los registros deben ser exportables en formato legible para la Inspección de Trabajo.
3. Acceso del trabajador a su propio registro
El empleado debe poder consultar su propio historial de jornada en cualquier momento, sin necesidad de solicitarlo al empleador. Esto implica que el sistema exponga al trabajador una interfaz —web o aplicación móvil— desde la que pueda descargar sus registros en un formato estándar (PDF, CSV o equivalente).
4. Conservación durante cuatro años y disponibilidad inmediata
La obligación de conservar los registros cuatro años ya existe desde 2019, pero el nuevo reglamento añade el requisito de disponibilidad inmediata: ante un requerimiento de la Inspección de Trabajo, la empresa debe poder presentar los registros en formato digital en el acto de la visita, no en un plazo de días. Los sistemas en papel o dispersos en correos electrónicos difícilmente cumplirán este estándar.
5. Requisitos específicos para el trabajo a distancia y el teletrabajo
El reglamento dedica un capítulo propio al teletrabajo, dado que la Ley 10/2021 de trabajo a distancia reconoció la necesidad de adaptar el control horario a la realidad del empleado remoto. El sistema debe permitir el fichaje desde cualquier ubicación —domicilio, coworking, cliente— sin requerir la presencia física en las instalaciones de la empresa. Las soluciones basadas exclusivamente en lectores biométricos o tarjetas RFID fijas en la oficina no serán suficientes para los trabajadores remotos.
6. Protección de datos (RGPD)
El dato de fichaje es un dato personal que puede revelar hábitos de vida, desplazamientos o estado de salud (si se registran ausencias por enfermedad). El sistema debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD: base jurídica clara, información al trabajador, limitación de la finalidad del tratamiento y, si se usa geolocalización para el fichaje en movilidad, consentimiento informado o base contractual debidamente documentada. La adecuación al RGPD del sistema de registro no es opcional: la AEPD ya ha sancionado a empresas por recoger datos de geolocalización de sus empleados sin la base jurídica adecuada.
Qué sistemas de registro no cumplirán el nuevo reglamento
Antes de evaluar qué necesita implantar tu empresa, conviene identificar qué tecnologías quedarán fuera de cumplimiento:
- Hojas de papel firmadas: no generan timestamp verificable, son alterables sin trazabilidad y no permiten acceso digital inmediato del trabajador.
- Excel o Google Sheets no protegidos: permiten edición retroactiva sin registro de cambios. Solo serían válidos con sistemas de firma electrónica avanzada o con bloqueo de celdas y auditoría activada, lo que los hace técnicamente complejos de mantener.
- Email de autoconfirmación del empleado: no garantiza integridad ni marca temporal verificable (el servidor de correo puede tener desfase horario).
- Registros en el ERP sin módulo de control horario dedicado: depende del ERP, pero muchos registros genéricos de presencia no cumplen los requisitos de integridad y acceso del trabajador.
Qué tecnologías sí cumplen los requisitos
Las soluciones que previsiblemente superarán el escrutinio técnico del nuevo reglamento son aquellas que combinan los siguientes elementos:
- Aplicación web o móvil con autenticación del empleado (usuario + contraseña, PIN o biometría del propio dispositivo).
- Timestamp grabado en servidor, no en el dispositivo del usuario (para evitar manipulaciones de reloj).
- Registro de auditoría inmutable: cualquier corrección posterior queda registrada con el usuario que la realizó, la hora y el motivo.
- Portal del empleado para consulta y descarga de su historial.
- Exportación a formatos estándar (CSV, PDF) para facilitar las inspecciones.
- Alojamiento en la UE o garantías adecuadas de transferencia internacional conforme al RGPD.
En el mercado español existen soluciones específicas de control horario (software SaaS de fichaje como Factorial, Sesame HR, Bizneo o similares) y módulos de RRHH integrados en ERPs (Odoo, Sage, SAP) que ya incorporan la mayoría de estos requisitos. La elección entre una solución standalone y un módulo integrado depende del ecosistema tecnológico de la empresa, el número de empleados y si se gestiona teletrabajo.
Cuándo entra en vigor: fecha real y período transitorio
Esta es la pregunta que más genera confusión. La respuesta honesta en este momento es: no hay una fecha definitiva publicada en el BOE, pero los indicadores apuntan a que el reglamento se aprobará a lo largo de 2026, con un período transitorio de seis a doce meses para la adaptación técnica de los sistemas. Eso situaría la obligatoriedad efectiva del sistema digital entre finales de 2026 y mediados de 2027, dependiendo de cuándo se produzca la publicación.
Lo que no tiene período transitorio es la obligación de registro de jornada en sí misma, que lleva en vigor desde mayo de 2019. La Inspección de Trabajo ya está actuando con su normativa actual: multar por ausencia de registro o por registros manifiestamente falsos. Las sanciones por infracción grave en materia de relaciones laborales oscilan entre 751 y 7.500 euros por acta (artículo 40.1.b de la LISOS), y pueden llegar a 225.018 euros en caso de infracción muy grave cuando afecta a un número elevado de trabajadores.
Plan de adaptación para una pyme: pasos concretos
Si tu empresa tiene entre 10 y 250 empleados, este es el itinerario recomendado para llegar al cumplimiento sin prisas de última hora:
- Auditoría del sistema actual: documenta cómo se registra hoy la jornada, dónde se almacenan los datos, quién puede editarlos y si existe portal para el trabajador.
- Identificación de brechas: compara tu sistema con los requisitos técnicos del borrador del reglamento. Presta atención especial a la inmutabilidad del registro y al acceso del empleado.
- Evaluación de soluciones: analiza si conviene adaptar el sistema actual (añadir un módulo de control horario a tu ERP) o implantar una solución SaaS dedicada. Factores clave: coste de licencia, integración con nómina, capacidad para teletrabajadores, cumplimiento RGPD del proveedor.
- Adecuación al RGPD del nuevo sistema: actualiza el Registro de Actividades de Tratamiento, revisa la información que se da al trabajador (cláusula informativa) y, si usas geolocalización, documenta la base jurídica. Nuestro equipo de consultoría en registro de jornada acompaña este proceso de principio a fin.
- Formación y comunicación interna: los trabajadores deben saber cómo fichar, qué datos se recogen y cómo acceder a su historial. Una implantación técnica perfecta que los empleados no usan correctamente generará registros inválidos.
- Prueba y ajuste: ejecuta el nuevo sistema en paralelo con el antiguo durante al menos un mes antes de la migración definitiva.
Preguntas frecuentes
¿Las microempresas de menos de 10 empleados también tienen que implantar el sistema digital?
La obligación de registro de jornada del artículo 34.9 ET no distingue por tamaño: aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, incluidas las de uno o dos empleados. El nuevo reglamento también se aplicará con carácter general, aunque es posible que la norma definitiva contemple alguna flexibilidad en el formato para microempresas. A día de hoy, lo prudente es prepararse para los mismos requisitos que el resto.
¿Puedo usar la app de fichaje de mi móvil personal para cumplir el reglamento?
Depende de la solución. Una aplicación instalada en el teléfono del empleado puede cumplir los requisitos si el timestamp se genera y almacena en el servidor de la empresa (no en el dispositivo), si la autenticación es robusta y si el trabajador no puede editar sus propios registros. Lo que no cumple es una app que guarda los datos solo en local o que permite al propio empleado modificar entradas pasadas sin trazabilidad. Consulta con el proveedor si su solución genera logs de auditoría en servidor.
¿El fichaje biométrico (huella dactilar, reconocimiento facial) es obligatorio con el nuevo reglamento?
No. El reglamento no impone ninguna tecnología biométrica. El fichaje biométrico puede ser una opción, pero su uso está sujeto a restricciones muy estrictas del RGPD, ya que los datos biométricos son una categoría especial de datos (artículo 9 RGPD) que requieren consentimiento explícito o habilitación legal específica. La AEPD ha emitido resoluciones sancionando el uso de huella dactilar para el control de presencia sin el debido soporte jurídico. Existen alternativas igualmente válidas y menos invasivas: PIN, tarjeta RFID, aplicación móvil con credenciales de usuario.
¿Qué pasa si tengo trabajadores en varios centros de trabajo o en movilidad constante?
El reglamento contempla específicamente estos casos. Para trabajadores en movilidad —comerciales, técnicos de campo, transportistas— el sistema debe permitir el fichaje remoto desde el dispositivo móvil. Si se usa geolocalización para verificar dónde ficha el empleado, esta funcionalidad debe estar documentada, informada al trabajador y justificada en la necesidad del tratamiento. Para empresas con varios centros, el sistema centralizado en la nube es la solución más eficiente: todos los centros registran en la misma plataforma y los datos están disponibles para la Inspección desde un único punto.
Si tu empresa necesita una revisión del sistema de control horario actual o acompañamiento en la implantación del nuevo modelo, el equipo de Summum Consultoría lleva desde 2007 ayudando a pymes a cumplir sus obligaciones laborales y de protección de datos con criterio técnico y sin sobrecarga burocrática. Cinco oficinas en Valladolid, Burgos, Palencia, Aranda de Duero y Las Palmas.