Lorsqu'un directeur de banque ou un fonds d'investissement analyse une PME avant d'accorder un financement ou d'entrer au capital, la première chose qu'il examine — avant l'EBITDA — est de savoir si l'entreprise dispose d'une gouvernance d'entreprise en ordre : qui dirige, comment les décisions sont prises, ce qui est documenté et quels mécanismes existent pour éviter les conflits d'intérêts. Ce qui est une obligation légale pour une société cotée devient de plus en plus une exigence de facto du marché pour les PME. Cet article explique ce qu'est la gouvernance d'entreprise, quels organes votre société doit avoir, comment fonctionnent les procès-verbaux et ce qui distingue une entreprise bien gouvernée de celle qui improvise.
Qu'est-ce que la gouvernance d'entreprise ?
La gouvernance d'entreprise est l'ensemble des règles, pratiques et structures qui déterminent comment une entreprise est dirigée et contrôlée. Elle régit les relations entre les propriétaires (associés ou actionnaires), les organes d'administration et les parties prenantes externes (créanciers, salariés, clients, administration publique). Il ne s'agit pas de bureaucratie : il s'agit de préciser qui décide quoi, avec quelles informations et avec quelles conséquences.
En Espagne, le cadre de référence pour les sociétés de capitaux — S.L. et S.A. — est établi par le Décret législatif royal 1/2010, du 2 juillet, portant approbation du texte refondu de la loi sur les sociétés de capitaux (LSC). Les sociétés cotées sont également soumises au Code de bonne gouvernance de la CNMV (révisé en 2020, avec un suivi annuel dans le Rapport annuel de gouvernance d'entreprise). Les PME ne sont pas tenues de respecter ce Code, mais ses principes constituent l'étalon de mesure qu'utilisent les investisseurs, les établissements financiers et les grands clients.
Pourquoi la gouvernance d'entreprise est-elle importante pour une PME ?
Trois raisons concrètes qui se manifestent déjà sur le marché espagnol :
- Accès aux financements bancaires et alternatifs. Depuis 2023, les établissements financiers opérant dans le cadre de risque ESG de l'ABE intègrent des critères de gouvernance d'entreprise dans leur analyse du risque de crédit des PME. Une société sans procès-verbaux à jour, sans politique de conflits d'intérêts ni séparation des fonctions entre propriétaire et gestionnaire, obtiendra un moins bon score dans cette analyse.
- Opérations de haut de bilan. Dans les processus de due diligence pour des fusions, acquisitions ou l'entrée de partenaires financiers, l'absence d'un registre de décisions sociales actualisé, d'un livre des associés propre ou de contrats avec des parties liées documentés est un signal d'alarme susceptible de faire échouer l'opération ou de réduire drastiquement la valorisation.
- Exigences de la chaîne de valeur. Les grandes entreprises répercutent leurs obligations de reporting extra-financier (directive CSRD, en cours de transposition en droit espagnol par le biais du projet de loi sur l'information des entreprises en matière de durabilité, approuvé en octobre 2024 et en cours d'examen parlementaire) sur leurs fournisseurs PME. Une partie de ces informations extra-financières est de nature gouvernementale : composition de l'organe d'administration, politiques anticorruption, canaux de signalement.
Les organes de gouvernance de la PME : ce qu'ils sont et comment ils fonctionnent
La LSC distingue deux grands organes dans une société de capitaux :
L'Assemblée générale
C'est l'organe souverain : les associés ou actionnaires se réunissent pour prendre les décisions que la loi ou les statuts leur réservent. Dans une S.L., les matières relevant exclusivement de l'Assemblée générale comprennent l'approbation des comptes annuels, la répartition du résultat, la nomination et la révocation des gérants, la modification des statuts et les opérations structurelles (fusions, scissions, transformations). L'Assemblée générale ordinaire doit se tenir dans les six premiers mois de l'exercice ; des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées dès que la situation l'exige.
Une erreur fréquente dans les PME familiales consiste à confondre une réunion informelle des associés avec l'Assemblée générale. Pour que les décisions soient valides et opposables aux tiers, la convocation doit respecter la procédure statutaire (ou légale supplétive), le quorum doit être attesté et le procès-verbal doit être établi en bonne et due forme. Les articles 97 et suivants de la LSC fixent les conditions minimales du procès-verbal.
L'organe d'administration
Il gère et représente la société. Il peut prendre différentes formes :
| Forme | Composition | Quand elle convient | Risque si mal configurée |
|---|---|---|---|
| Gérant unique | Une personne physique ou morale | PME unipersonnelle ou avec un associé clairement majoritaire et actif | Risque de confusion entre patrimoine personnel et social ; responsabilité illimitée en cas de mauvaise gestion |
| Gérants solidaires | Deux ou plus, chacun pouvant agir de manière indépendante | Associés de poids similaire souhaitant de l'agilité | Risque d'actes contraires à la volonté sociale en l'absence de coordination |
| Gérants conjoints | Deux ou plus, devant agir conjointement | PME dont les associés souhaitent un contrôle mutuel | Lenteur opérationnelle ; blocage en cas de conflit |
| Conseil d'administration | Minimum trois membres (LSC, art. 242) | Entreprise de taille moyenne avec des investisseurs, une famille nombreuse ou un besoin de gouvernance professionnalisée | Coût et formalisme plus élevés ; inefficace sans administrateurs indépendants réels |
Le choix de la forme d'administration n'est pas qu'une formalité statutaire : il a des conséquences directes sur la responsabilité des administrateurs (arts. 225–241 bis LSC), sur la capacité de l'entreprise à opérer avec agilité et sur la façon dont les tiers la perçoivent.
Le Conseil d'administration dans la PME de taille moyenne
Lorsque l'entreprise dépasse une certaine taille — en chiffre d'affaires, en nombre d'associés ou en complexité structurelle — le Conseil d'administration cesse d'être un organe coûteux et superflu pour devenir un véritable outil de gouvernance. Un conseil bien conçu pour une PME de taille moyenne comprend :
- Des administrateurs exécutifs (la direction de l'entreprise).
- Des administrateurs représentant les propriétaires (représentant les associés importants).
- Au moins un administrateur indépendant : une personne sans lien avec la propriété ni avec la direction, qui apporte une perspective externe et joue le rôle d'arbitre dans les situations de conflit.
L'administrateur indépendant est l'élément qui différencie le plus nettement la gouvernance d'entreprise professionnelle de la gouvernance familiale improvisée. Sa présence est spécifiquement valorisée dans les processus de financement et dans l'évaluation ESG de la chaîne d'approvisionnement.
Les procès-verbaux : le registre obligatoire des décisions sociales
Les procès-verbaux sont le document qui atteste de ce qui a été décidé lors de l'Assemblée générale ou du Conseil. Ils ne sont pas facultatifs : l'article 202 de la LSC dispose que les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal, qui peut être notarié (lorsque l'organe d'administration ou des associés représentant au moins 1 % du capital social en font la demande) ou non notarié. Les procès-verbaux doivent être signés par le président et le secrétaire, et transcrits dans le Registre des procès-verbaux légalisé au Registre du commerce.
Ce que doit contenir un procès-verbal valide
Conformément aux articles 97 à 99 du Règlement du Registre du commerce, le procès-verbal de l'Assemblée générale doit mentionner :
- La date, l'heure et le lieu de la réunion.
- La forme de convocation (ordinaire ou universelle) et l'attestation du quorum.
- L'ordre du jour.
- Un résumé des interventions et propositions.
- Le résultat des votes (voix pour, contre et abstentions).
- Les décisions adoptées, dans leur rédaction exacte.
- Les réserves ou protestations des associés opposants (si demandées).
- La signature du président et du secrétaire ; le cas échéant, du scrutateur.
Un procès-verbal incomplet ou ne correspondant pas à ce qui a été réellement décidé peut être contesté (arts. 204–208 LSC). Les conséquences vont de la nullité de la décision à la responsabilité personnelle de l'administrateur qui l'a exécutée en sachant qu'elle était invalide.
Bonne gouvernance : au-delà du respect de la loi
La bonne gouvernance d'entreprise ne se limite pas à tenir l'Assemblée générale dans les délais et à rédiger des procès-verbaux corrects. Elle implique l'adoption de politiques et de pratiques qui vont un cran au-delà de l'obligation légale minimale :
Politique de conflits d'intérêts
Dans une PME familiale, l'administrateur qui est également propriétaire d'un fournisseur ou qui loue à la société un bien lui appartenant se trouve dans une situation de conflit d'intérêts. La LSC (arts. 190 et 229) l'oblige à s'abstenir de voter sur ces questions et à déclarer le conflit. Une politique interne de conflits d'intérêts formalise cette procédure, la rend visible et évite que l'omission soit susceptible d'être contestée.
Rémunération des administrateurs
La rémunération des administrateurs doit être prévue dans les statuts et, en cas de Conseil, approuvée par l'Assemblée générale. La réforme de 2014 (loi 31/2014) a introduit des exigences de transparence applicables aux S.A. cotées, mais ses principes s'appliquent à toute société souhaitant éviter les réclamations des associés minoritaires. Documenter la politique de rémunération et la soumettre à approbation est une pratique de bonne gouvernance avec un effet direct sur le régime fiscal de l'administrateur et sur la déductibilité de la charge.
Protocole familial dans l'entreprise familiale
Lorsque l'entreprise est familiale, le protocole familial est l'instrument de gouvernance qui régit la relation entre la famille et l'entreprise : conditions d'entrée des membres de la famille dans la gestion, mécanismes de sortie des associés, politique de dividendes, succession à la direction. Il n'a pas de caractère obligatoire, mais son absence est la principale cause de conflits sociaux qui finissent en dissolution forcée ou en litiges coûteux. Le protocole s'articule au travers de pactes d'associés, de modifications statutaires et, le cas échéant, de structures de détention (holdings familiaux).
Canal de signalement et conformité réglementaire
Depuis l'entrée en vigueur de la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires (transposant la directive lanceurs d'alerte 2019/1937), les entreprises de 50 salariés ou plus sont tenues de disposer d'un canal de signalement interne. Ce canal est, en pratique, un élément de gouvernance d'entreprise : il implique une politique de gestion des alertes, une personne responsable de leur traitement et une procédure documentée. Son absence peut entraîner des sanctions allant jusqu'à un million d'euros pour la personne morale.
Si vous souhaitez approfondir cette obligation, vous pouvez consulter notre service de gouvernance d'entreprise pour PME, où nous accompagnons la conception complète de la structure de gouvernance et la mise en conformité réglementaire associée.
Comment mettre en place la gouvernance d'entreprise dans une PME : feuille de route pratique
L'objectif n'est pas d'installer d'un coup toutes les composantes d'un grand groupe coté. Le processus est progressif et doit être calibré à la taille et à la situation de l'entreprise :
- Diagnostic de la situation actuelle. Examen du registre des procès-verbaux, des statuts, du livre des associés, des contrats avec des parties liées et des pouvoirs notariés en vigueur. L'objectif est d'identifier les lacunes les plus urgentes.
- Mise à jour des statuts. Modifier les statuts pour aligner le régime d'administration, la politique de rémunération et les quorums de vote sur la réalité de l'entreprise et les meilleures pratiques.
- Régularisation des procès-verbaux et des registres. Mettre à jour le registre des procès-verbaux (y compris la légalisation au Registre du commerce si des exercices sont en retard) et le livre des associés.
- Conception de l'organe d'administration. Décider s'il convient de maintenir la forme actuelle ou d'évoluer vers un Conseil, définir le nombre d'administrateurs et, le cas échéant, intégrer un administrateur indépendant.
- Politiques de gouvernance. Rédiger et approuver formellement la politique de conflits d'intérêts, la politique de rémunération et, le cas échéant, le canal de signalement et le protocole familial.
- Maintenance annuelle. Tenir l'Assemblée générale ordinaire dans les délais, déposer les comptes au Registre du commerce, réviser la composition de l'organe et mettre à jour les politiques en cas de changement de circonstances.
Gouvernance d'entreprise et financement : la connexion directe
Depuis que la Banque centrale européenne a publié son Guide sur les risques liés au climat et à l'environnement (2020) et que l'ABE a développé les exigences de due diligence ESG dans le cadre de CRR3 (mise en application progressive à partir de 2025), les établissements financiers espagnols intègrent des indicateurs de gouvernance dans leurs modèles internes de notation des PME. Cela signifie qu'une entreprise disposant d'une gouvernance documentée présente, à égalité de conditions financières, un meilleur profil de risque perçu que celle qui n'en dispose pas.
Concrètement, les éléments que les analystes du risque valorisent sont : l'existence et la mise à jour du registre des procès-verbaux, la séparation entre la figure du propriétaire et celle du gestionnaire, une politique de rémunération approuvée en assemblée, l'existence d'un audit externe (même si la société n'y est pas obligée) et une politique de conflits d'intérêts documentée.
Pour les PME qui recherchent des financements par des instruments de dette ou de capital — prêts participatifs de COFIDES, lignes ICO avec tranche ESG, fonds de private equity ou de venture capital régionaux — disposer d'une structure de gouvernance solide est une exigence de facto avant même de présenter la proposition. Notre équipe chez Summum Consultoría a accompagné des processus d'adéquation de gouvernance pour des entreprises qui menaient des tours de financement ou des opérations de fusion-acquisition.
Questions fréquentes
Ma PME est-elle obligée d'avoir une gouvernance d'entreprise ?
Cela dépend de la taille et de la forme juridique. La LSC impose des obligations minimales à toutes les sociétés de capitaux (tenir une Assemblée générale annuelle, rédiger des procès-verbaux, tenir des registres sociaux). Le Code de bonne gouvernance de la CNMV ne s'applique directement qu'aux sociétés cotées, mais ses principes sont devenus l'étalon de référence pour toute entreprise opérant avec des contreparties institutionnelles. Les entreprises de 50 salariés ou plus ont en outre l'obligation spécifique du canal de signalement (loi 2/2023). Au-delà d'un certain volume (critères de la directive Audit et de la CSRD), les obligations de reporting extra-financier comportent également des éléments de gouvernance.
Que se passe-t-il si l'Assemblée générale n'est pas tenue ou si les procès-verbaux ne sont pas rédigés ?
Les conséquences sont multiples. Sur le plan juridique, les décisions non documentées peuvent être invalides ou contestables par tout associé. Les administrateurs peuvent engager leur responsabilité personnelle s'ils ont agi sans le couvert d'une décision valide. Sur le plan registral, le non-dépôt des comptes (qui présuppose l'approbation en Assemblée générale) entraîne la fermeture de la fiche au Registre, ce qui empêche d'inscrire tout acte ultérieur (pouvoirs, modifications statutaires, changements dans l'organe). Sur le plan pratique, la société est exposée lors de tout processus de due diligence ou d'audit.
Ai-je besoin d'un notaire pour tout procès-verbal ?
Non. La règle générale est que les procès-verbaux de l'Assemblée générale ne nécessitent pas d'intervention notariale. L'acte notarié (procès-verbal de présence) n'est obligatoire que si l'organe d'administration ou des associés représentant au moins 1 % du capital social dans une S.A. en font la demande (art. 203 LSC). Cependant, certaines décisions — modification des statuts, fusion, scission, émission d'obligations — doivent être élevées en acte authentique et inscrites au Registre du commerce pour être opposables aux tiers. Le notaire atteste de l'adoption de la décision ; l'inscription au registre la rend efficace à l'égard des tiers.
Qu'est-ce qu'un administrateur indépendant et quand est-il judicieux d'en nommer un ?
Un administrateur indépendant est un membre du Conseil d'administration qui n'a pas de liens significatifs avec la propriété ni avec la direction exécutive : il n'est pas un associé important, n'a pas de relation contractuelle avec la société au-delà de sa qualité d'administrateur et ne représente pas les intérêts d'un groupe d'associés particulier. Son rôle est d'apporter un jugement extérieur, de servir de médiateur dans les conflits entre associés et de renforcer la crédibilité de la gouvernance aux yeux des tiers. Il est judicieux d'en nommer un lorsque l'entreprise commence à avoir des associés minoritaires avec un poids réel, lorsqu'un tour de financement ou une opération de haut de bilan est envisagé, ou lorsqu'une entreprise familiale souhaite professionnaliser sa gouvernance de manière crédible.